• Kasvokkain tapaamiset vievät aikaa, mutta antavat mahdollisuuden keskustella rauhassa asiasta ja jäävät todennäköisesti parhaiten mieleen puolin ja toisin. Näihin tapaamisiin kannattaa valmistautua huolella. Näet henkilön reaktiot, pystyt vastaamaan kysymyksiin ja perustelemaan pyyntöäsi ja kantaasi. Tapaamiset soveltuvat paremmin pidemmällä aikajänteellä tapahtuvaan vaikuttamistyöhön. Usein yhteydenpito on helpompaa puhelimitse tai sähköpostitse tapaamisen jälkeen.
• Useimpiin tapaamisiin riittää suhteellisen lyhytkin aika, ja lyhyitä tapaamisia saattaa olla helpompi sopia. Puoli tuntia yhden asian käsittelyyn on jo paljon, usein pääviestit saa hyvin kerrottua vartissakin.
• Tapaamisia voi järjestää eri kokoonpanoilla. Tapaamiseen voi olla helpompi mennä kahdestaan. Mahdollista on myös yrittää tavata esimerkiksi isompaa porukkaa tietystä puolueesta kerrallaan. Voit myös järjestää retken päättäjille, jossa he pääsevät tutustumaan kohteeseen paikan päällä. Lue lisää osiosta: Järjestä tapahtumia..

• Sähköpostin avulla on mahdollista tavoittaa nopeasti useita henkilöitä. Viestissä saa parhaimmillaan esiteltyä oman asiansa selkeästi, ja samalla tai samankaltaisella viestillä voi lähestyä eri ihmisiä. Sähköpostiviesti, kuten muukin vaikuttamisviestintä, kannattaa pitää mahdollisimman selkeänä ja napakkana.
• Sähköpostin ongelma on, että et tiedä, tulevatko viestisi luetuksi. Sähköposti on käyttökelpoinen esimerkiksi silloin, kun asiasi on tulossa käsittelyyn. Voit toimittaa omat tavoitteesi tiedoksi asiasta päättäville.
• Monesti tapaamispyynnöt lähetetään sähköpostitse, jolloin tapaamispyynnön yhteydessä kannattaa jo kertoa, mistä haluaa keskustella ja miksi.

• Soittaminen on nopeampaa kuin kasvokkain tapaaminen, ja puhelimessa jutellessa voit olla varma, että viestisi tulee kuulluksi. Jos sinulle on tärkeää saada henkilö kiinni, etkä saa sähköpostiisi vastausta, kannattaa yrittää tavoittaa häntä puhelimitse.
• Soittaminen voi myös olla hyvä tapa muistuttaa tapaamaasi henkilöä asiasta esimerkiksi tulevan äänestyksen alla.

• Jos päättäjä on aktiivinen somekeskustelija, voi häntä tavoitella sosiaalisen median kautta. Julkisen somekeskustelun etuna on, että asia tavoittaa ihmisiä laajemminkin, ja parhaimmillaan päättäjä lupautuu julkisesti edistämään tavoitettasi.
• Sosiaalinen media toimii hyvin asialle myötämielisten päättäjien kanssa, mutta jos haluaa vaikuttaa ja muuttaa toisen näkemystä, toimii paremmin kasvokkain tapaaminen. Sosiaalista median avulla voi lisätä myöhemmässä vaiheessa painetta, mutta ei välttämättä kannata aloittaa painostavalla somemylläkällä.

Tapaamispyyntö voi olla muodoltaan esimerkiksi tällainen:

”Arvoisa valtuutettu/muu,

X-paikkakunnalla on mahdollisuus ryhtyä edelläkävijäksi luonnon monimuotoisuuden suojelussa. X-paikkakunnalla on jäljellä luonnoltaan hyvin arvokkaita metsiä, joista osa on suojelun ulkopuolella. Erityisen akuutti tilanne on juuri nyt xyz-metsässä.

Olemme mukana Luonnonsuojeluliiton ja Luontoliiton aloittamassa Pelasta lähimetsät -kampanjassa, jossa puolustamme metsiä hakkuilta ja rakentamiselta. Yhtenä tavoitteenamme on, että metsien säilyttäminen kirjataan valtuustostrategiaan.

Keskustelisimme mielellämme kanssanne aiheesta. Sopisiko lyhyt tapaaminen lähikuukausina/viikkoina?

Lisätietoja kampanjastamme löytyy liitteestä (liitteeksi esimerkiksi flyer tai taustapaperi)

Ystävällisin terveisin,
Nimet, yhteystiedot”

Tekemällä taustatöitä päättäjistä ja puolueista voi hahmotella, ketkä ovat kaikista tärkeimpiä tavattavia. Kaikkien tapaamisesta on hyötyä, mutta todennäköisesti osa on jo ajamasi asian kannalla, osan näkemykset eroavat niin paljon että vakuuttaminen on vaikeaa, ja osa sijoittuu jonnekin näiden kahden väliin.

Jos tapaat paljon ihmisiä tiettyyn päätökseen tai prosessiin liittyen, voi tapaamiset olla helpointa aloittaa niistä, joiden tiedät ajattelevan saman suuntaisesti. Tällöin tapaamiseen kannattaa suhtautua enemmänkin niin, että vaihdatte tietoja ja mietitte yhdessä tapoja saavuttaa toivotut tavoitteet.

Vaikuttamisnäkökulmasta erityisen tärkeää on tunnistaa ja tavata niitä henkilöitä, joilla ei välttämättä ole vahvaa mielipidettä asiasta. Kannattaa miettiä etukäteen, mitkä olisivat juuri ne perustelut, joilla kyseisen ihmisen saisi vakuuttumaan. Esimerkiksi lasten ja nuorten asiat ovat tärkeitä monille, jolloin voisi yrittää vedota lähiluonnon merkitykseen lasten kehitykselle ja hyvinvoinnille tai ympäristökriisien pysäyttämisen tärkeydestä tulevien sukupolvien kannalta.

Myös eri tavalla ajattelevia kannattaa tavata. Tällöin on hyvä varautua vastaamaan yleisempiin tavoitteitasi vastustaviin argumentteihin. Omista tavoitteista tai viestistä ei tarvitse joustaa, mutta tapaamisessa voi esimerkiksi yrittää selvittää, olisiko päättäjä valmis tukemaan edes osaa tavoitteistasi.

Asioita valmistelevat virkahenkilöt ovat tärkeä ryhmä joita ei kannata unohtaa vaikuttamistyössä. Vaikuttamistyö on helpompaa, kun se on oikein ajoitettua, ja olemalla mukana vaikuttamassa jo prosessien varhaisessa vaiheessa saattaa tuoda hyviä tuloksia. Asioita valmistelevat ihmiset osaavat yleensä myös kertoa miksi tiettyihin esityksiin päädytään ja mitkä kaikki seikat asian valmisteluun vaikuttavat ja on otettu huomioon.

Suunnitelma siitä, ketä tavata ja missä aikataulussa ja miten auttaa jäsentämään työn määrää ja varmistaa että olet oikeaan aikaan liikkeellä. Ota suunnitelmaa laatiessa huomioon, että ihmiset ovat kiireisiä ja tapaamisten sopiminen vie aikaa ja kannattaa tehdä hyvissä ajoin. Hyvästä suunnittelusta huolimatta vaikuttamistyö vaatii joskus myös reaktiivisuutta.

Voi vaatia hieman vaivannäköä kaivaa esiin eri prosessien aikatauluja, mutta se kannattaa oman toiminnan suunnittelun ja aikatauluttamisen kannalta.

Lue lisää Etsi tietoa -osiosta mistä löydät tietoa siitä, missä metsiin liittyvistä asioista päätetään.

Pääsääntönä on, että mitä aikaisemmassa vaiheessa prosessia vaikuttamistyö aloitetaan, sitä helpompaa se on. Pitkälle keskusteltuihin tai valmisteltuihin asioihin on vaikeampaa saada muutoksia aikaan. Moneen asiaan kannattaa vaikuttaa jo ennen kun ne tulevat lausuntokierrokselle.

Päättäjien kanssa ei yksittäisten prosessien kannalta kannata toisaalta olla myöskään liian aikaisin liikkeellä. Kyse on henkilöistä, joilla on todennäköisesti paljon eri asioita menossa yhtä aikaa ja jotka saavat paljon pyyntöjä monesta suunnasta. Ellei asia ole käsiteltävänä jossain muodossa lähitulevaisuudessa, kannattaa siitä vähintään muistuttaa puhelimitse tai sähköpostitse silloin kun se on ajankohtainen.

Vaikuttamistyötä voi suunnitella esimerkiksi niin, että kun tapaamiset on hoidettu, voi lähempänä ja lopullisten esitysten varmistuttua kontaktointia tehdä puhelimitse tai sähköpostitse muutamia päiviä ennen esimerkiksi tärkeää kokousta.